52’ d’attention, pas plus ?

Pourquoi la question de la durée des réunions est un faux sujet...

L'enquête Ipsos qui a enflammé les médias et les réseaux sociaux fin mars a été souvent réduite à ce chiffre certes éloquent, mais largement parcellaire dans les analyses qui en ont été faites. Elle-même s'est largement focalisée sur ce que font les cadres en réunion et les commentaires se sont centrés sur quelques poncifs éculés.
Parmi les clichés lus, j'en retiendrai deux :

• « Je vous l'avais dit, nos réunions sont trop longues et ne servent à rien ; raccourcissons les et faisons en moins »
• « Il faut outiller nos préparations et apprendre à exploiter les outils actuels de communication, tels do.com ou wisembly.com »

Le sujet n'est pas celui-là. Je préfère, pour ma part, partager l'autre chiffre lourd de sens et les réflexions qu'il amène : 88% des cadres se sentent inutiles en réunion. Comment peut-on en arriver là ? Et surtout, comment peut-on en sortir très vite ?

 Le temps de chacun est compté, le partage de l'information est devenu un enjeu de tous les instants et les réunions sont devenues des temps communs qui voient se succéder en enfilade des séquences descendantes et des monologues qui intéressent tout au plus le porteur de parole !

Alors, comment rendre aux temps de réunion tout leur sens ?

• En redéveloppant l'exigence de préparation des réunions : quel est le résultat attendu de cette réunion ? Pour y parvenir :
  • Quelles sont les différentes séquences nécessaires pour cette réunion ?
  • Quels en sont les modes d'intervention et la durée nécessaire pour atteindre leur objectif spécifique ?
  • Quelle est la valeur ajoutée attendue des participants invités ?
• En proscrivant l'usage de PowerPoint qui renforce la logique du message à sens unique
• En variant le contenu et la durée des réunions périodiques pour éviter le phénomène de lassitude
• En respectant les horaires
• En demandant aux participants comment rendre les réunions plus efficaces
• En faisant converger les attentes des participants et les besoins de l'organisateur

Vous avez besoin de revisiter vos temps collectifs et de renforcer leur efficacité ? Parlons-en prochainement !

[les chiffres mentionnés dans cet article sont issus de l'enquête Ipsos reprise par différentes news magazines fin mars 2015]